Mailarchiv

WARUM E-MAIL-ARCHIVIERUNG?

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.

Die 5 populärsten Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Von „Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche“ bis hin zu „E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne“ – einige Mythen rund um das Thema E-Mail-Archivierung halten sich hartnäckig. Wir lösen die 5 größten Irrtümer für Sie auf!

Irrtum 1 - "E-MAIL-ARCHIVIERUNG GILT NUR FÜR KONZERNE"

Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD)".

Irrtum 2 - "Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche"

Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind. Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.

Irrtum 3 - "Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung"

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweise Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

Irrtum 4 - "E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend"

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.

Irrtum 5 - "Nur Rechnungen müssen archiviert werden"

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Unsere Lösung:

CAB MAILARCHIV

Ein vollwertiges E-Mail-Archiv für jeden Kunden

Ihre Daten werden auf unseren Servern zur Archivierung Manipulations- und revisionssicher abgelegt. Dabei erfolgt eine strikte Trennung der Daten.

Langfristige Unabhängigkeit

Das CAB MAILARCHIV ist keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Obwohl wir für die Administration Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen direkten Zugriff auf die enthaltenen Daten. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird automatisch protokolliert.

Komfortabler und schneller Zugriff

Ihre Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, über Web Access oder auch mobil auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Einfach und günstig

Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für die Integration einer E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen für Sie den 100 % rechtskonformen Betrieb des Archivs.

Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren
Wir planen die Archivierung individuell nach Ihren Anforderungen
Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Archivierung
Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen

Die Alternative: